Corona Virus (COVID-19) en de invloed op evenementen

Update 12 maart 2020
16:00

Overheid stelt nieuwe maatregel in: alle evenementen boven de 100 personen worden tot 31 maart 2020 afgelast.

Zakelijke evenementen

Wat betekent dit voor uw evenement?
- Evenementen boven de 100 personen vóór 31 maart 2020 worden doorgeschoven naar een nieuwe datum
- Evenementen boven de 100 personen vanaf 1 april 2020 kunnen vooralsnog doorgaan, alhoewel hier het RIVM en de Nederlandse overheid leidend is
- Evenementen onder de 100 personen en vóór 31 maart 2020, laat bezoekers zelf verantwoordelijkheid nemen. Wanneer ze ziekteverschijnselen hebben dienen ze thuis te blijven!

Privé feesten

- Privé feesten van meer dan 100 personen met een geplande datum voor 31 maart 2020 zijn niet controleerbaar, maar hiervoor dienen wij de verantwoordelijkheid te nemen en zullen dan ook geannuleerd worden

- Privé feesten onder de 100 personen kunnen doorgaan. Hiervan verwachten wij dat gasten hun eigen verantwoordelijkheid nemen en niet komen zodra zij last hebben van ziekte verschijnselen. Wees verstandig en stuur iedereen een App’je met de vraag of zij hier zelf een afweging in willen maken!

Voor veelgestelde vragen, verderop in dit bericht!

——

Wij volgen de updates op de voet
Ook wij volgen de updates van het WHO en het RIVM op de voet. Op basis hiervan zijn goede, weloverwogen afwegingen te maken als het aankomt op het al dan niet door laten gaan van evenementen. Op dit moment zijn wij nog niet genoodzaakt om evenementen te cancellen. Het NCTV heeft een ‘COVID-19 (bestuurlijk) afwegingskader evenementen, kort gezegd beschrijft dit kader het volgende:
- Wanneer er minder dan 10 nationaliteiten zijn,
- Minder dan 5000 personen
- Het evenement voornamelijk buiten plaatsvindt
- Toiletten, leuningen, deurknoppen etc. worden vaak schoon gemaakt
- De wachtrijen kort zijn (d.w.z. korter dan 30 minuten)

Dan kan het evenement doorgang vinden.

Afwegingskader NCTV
https://www.nctv.nl/binaries/nctv/documenten/publicaties/2020/03/10/covid-19-bestuurlijk-afwegingskader-evenementen/COVID-19++%28bestuurlijk%29++afwegingskader++evenementen.pdf

Uiteraard snappen wij dat veel bedrijven gedeeltes van afdelingen thuis laten werken en hiermee willen bijdragen aan het tegengaan van het virus. Toch zijn wij van mening dat het doorgaan met plannen van evenementen (bedrijfsfeesten, barbecues in de zomer, meetings) verstandig is, omdat wij een enorme piek verwachten in aanvragen wanneer het virus onder controle is. Dit geldt in de gehele branche en kan resulteren in teleurstellingen en ondercapaciteit.

Veelgestelde vragen omtrent COVID-19 en hoe wij hier mee omgaan

Kan ik voor het zomerseizoen gewoon een feest gaan plannen?
Wij zien geen reden om dit niet te doen en denken zelfs dat het slim is om niet te lang te wachten met de planning. De COVID-19 crisis zal niet voor eeuwig duren en met de juiste maatregelen zal het virus onder controle komen. Wanneer dit het geval is zullen aanvragen voor het zomerseizoen een piekmoment beleven en zijn data snel ‘vol’. Plan en enthousiasmeer zoals je altijd al deed!

Kan ik onder voorbehoud data reserveren?
Wij snappen de huidige situatie en de onzekerheid die hierbij komt. Om die reden is het mogelijk om bij ons data te reserveren die kunnen worden gewijzigd, mocht dit nodig zijn i.v.m. COVID-19 maatregelen. Zo kan je voor, bijvoorbeeld, 1 juni een datum vastleggen en deze kosteloos uitstellen mocht dit nodig zijn. Zo ben je verzekerd van een datum en kan je deze bij onrust uitstellen.

Geldt dit ook voor partnerproducten zoals statafels, meubilair en tenten?
Ja, wij hebben zeer goede relaties met partnerbedrijven en hiermee afspraken gemaakt. Mocht een datum gewijzigd worden dan geldt dit ook voor extern ingehuurde zaken zoals statafels, meubilair en tenten. Houd er uiteraard wel rekening mee dat in een dergelijk geval de beschikbaarheid gecontroleerd moet worden, echter hebben wij een breed landelijk netwerk (zowel in België als in Nederland) en kunnen we praktisch altijd alternatieven leveranciers inzetten.

Regelen jullie in een dergelijk geval alle wijzigingen?
Uiteraard nemen wij in een dergelijk geval de zorgen uit handen en zorgen wij dat het volledige evenement en alles wat hierin verbonden is wordt doorgeschoven naar een andere datum.

Wat is de wijzigingstermijn
Wij houden het RIVM en WHO nauwlettend in de gaten, deze partijen brengen verslag uit met betrekking tot het virus. Zolang de situatie niet onder controle is, kan een datum gewijzigd worden. Het is hierin natuurlijk logisch dat wij, maar ook de opdrachtgever, zijn verantwoording moet nemen en tijdig aan de bel dient te trekken bij gewenste wijzigingen. Op dit moment is een billijke termijn circa 7 dagen.

Zijn jullie medewerkers gezond?
Onze medewerkers vallen niet in de risico groep van het COVID-19 virus, uiteraard houden wij hun gezondheid nadrukkelijk in de gaten. Wanneer een medewerker verkouden is, griep of koorts heeft dan kan deze niet aan het werk. Wij houden hier toezicht op en nemen onze verantwoordelijkheid. Daarnaast werken wij altijd met handschoenen en komen producten dagvers in gesealde verpakkingen binnen.

Hebben jullie problemen met de aanlevering van producten?
Nee, wij werken met betrouwbare leveranciers samen en ondervinden geen hinder in aanvoer van producten. Dit geldt voor etenswaren maar ook voor non-food producten zoals handschoenen en schoonmaakmiddelen.

Wat kan ik als bedrijf doen als ik, op korte termijn, toch een lunch of barbecue wil inplannen?
Wanneer je een lunch, diner, barbecue of product presentatie houdt op de zaak is het risico op besmetting kleiner dan dat een medewerker in de avond uit eten of naar de bioscoop gaat. Dit heeft de simpele reden dat JULLIE als bedrijf de medewerkers kennen, kunnen monitoren of ze ziek zijn, duidelijke regels kunnen opstellen en je simpelweg niet weet of je buurman of buurvrouw in het restaurant, de bioscoop of theater dit ook doet.

Kort door de bocht, wanneer iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Oftewel, thuis blijft bij onderstaande klachten, dan is een lunch of diner een minimaal risico op besmetting:
- Griep
- Verkoudheid
- Koorts
- Kortademigheid