Veelgestelde vragen voor corporate klanten, evenementen locaties en evenement planners

Op deze pagina vind je veelgestelde vragen van andere professionals binnen de branche. De veelgestelde vragen zorgen voor snelheid als je ergens vastloopt. Uiteraard kan het zijn dat je vraag heel specifiek is, neem dan contact op met je project manager.

One minute pitch Wij zijn, als concept cateraar, veel meer dan een cateraar. Wij staan voor seriously good food, things en people en trekken dit op alle fronten door. Daarnaast hebben wij een strak proces en een zeer breed netwerk. Hiermee garanderen wij kwaliteit en kunnen wij je volledig ontzorgen tijdens evenementen - tegen tarieven waar je zelf niet opnieuw het ‘wiel voor kan uitvinden’.

FOOD

Hebben jullie vegetarische gerechten?
Ja, voor vrijwel elk gerecht bieden wij een vegetarisch alternatief. Het is fijn als wij van tevoren aantallen weten, dan houdt onze inkoper hier rekening mee. Als je geen aantallen weet, dan hanteren we ons ervaring op basis van ervaring.

Kunnen jullie gerechten leveren voor mensen met religieuze dieetwensen?
Ja, dit is mogelijk. Ook hier geldt dat we graag een overzicht ontvangen, zodat de inkoop er rekening mee kan houden.

Houden jullie rekening met allergenen
Voor vegetariers en mensen met een gluten intolerantie hebben we inprincipe altijd alternatieven bij ons. Echter is dit gebaseerd op ervaring, dus kunnen hebben we deze producten niet oneindig bij ons. Wij vragen daarom altijd om heel specifieke allergenen vooraf te melden.

Kunnen jullie een ‘allergie proof’ assortiment bieden?
Ja zeker! Op basis van ervaring kunnen wij een mooi assortiment bieden waarin we rekening houden met de meest voorkomende allergenen/dieetwensen. Denk hierbij aan vegetariers en mensen met gluten intolerantie. Dit assortiment is heel geschikt voor grote groepen (150+) omdat de inventarisatie, maar ook zeker de uitvoering, erg complex is.

Zijn jullie producten duurzaam?
Al vanaf het begin van ons bedrijf doen wij er alles aan om zo duurzaam mogelijke producten te bieden. Zo proberen we producten zoveel als mogelijk van Nederlandse bodem te halen. Enerzijds is dit gunstig voor de zogenoemde ‘foodmiles’, maar groot bijkomend voordeel is dat Nederlandse leveranciers voldoen aan onze wet- en regelgeving, waarbinnen bijvoorbeeld dierenwelzijn erg strikt wordt gecontroleerd.

Kunnen jullie producten ‘buiten’ jullie assortiment aanbieden?
In theorie kunnen we elk comfort food gerecht zelf aanbieden met onze mensen én apparatuur. Maar, in sommige gevallen schakelen wij liever een specialist in. Uiteraard hebben wij hier een grote poule van, waardoor deze partijen altijd aansluiten bij ons gedachtes.

Werken jullie met vaste menu’s of is alles op maat gemaakt?
De basis bestaat altijd uit bestaande menu’s welke wij blijvend vernieuwen op basis van de ervaring die we hebben. Met een door ons geadviseerd vast menu heb je vaak een perfecte match voor je evenement. Maar wij kunnen uiteraard menu’s ook op maat maken.

Kunnen jullie extra gerechten meenemen die we dan achter betalen?
Wij werken uitsluitend met dagverse ingredienten die per evenement worden ingekocht. Hierdoor is het voor ons niet mogelijk om ‘op de gok’ extra gerechten mee te nemen. Onze project managers hebben echter voldoende ervaring om in situaties waarbij het exacte gasten aantal lastig in te schatten is mee te denken.

Bieden jullie ook desserts?
Zeker. Bij veel menu’s zit standaard een dessert welke we aanbieden als ‘pick-up-at-counter’ of als rondgang. Daarnaast hebben we in heel Nederland dekking voor ijskarren.

Wat is een foodcourt precies?
Bij een foodcourt (foodfestival) leveren wij meerdere gerechten welke bereid worden achter verschillende stands. Dit heeft meerdere voordelen. Enerzijds is het heel praktisch; meerdere stands spreid de groep, wat zorgt voor aanzienlijk kortere wachttijden. Bijomend houden de mensen áchter elke stand zich bezig met één specifiek gerecht, wat de kwaliteit garandeert. En een foodcourt ziet er enorm gaaf uit, omdat wij werken met materialen die echt uniek en in-house gebouwd zijn.

Kunnen jullie binnen staan?
In verband met brandgevaar, rook en geurvorming kunnen we het eten in veel gevallen niet binnen bereiden. Echter hebben wij genoeg oplossingen om binnen te serveren zonder dat dit de uitstraling teniet doet. Denk hierbij aan een buitenkeuken met binnenuitgifte of een buffet waarbij de keuken buiten staat. Maar, een walking (borrel) dinner komt ook heel veel voor en is ook super geschikt.

Wat voor stroom aansluiting heb ik nodig? (foodcourts/walking dinner)
Onze keukens zijn inprincipe volledig stand-alone omdat wij werken met houtgestookte barbecues en gasgestookte friteuses. Voor al onze ‘standaard’ menu’s hebben wij voor de apparatuur dus geen stroom nodig. Echter zijn een 1 óf 2 standaard 220V. aansluitingen zeer gewenst omdat we hier ons licht op kunnen aansluiten. /

Wat voor stroom aansluiting heb ik nodig? (buffetten)
Bij buffetten werken wij doorgaans met een buitenkeuken waar we inprincipe alleen 220V. nodig hebben voor de verlichting. Echter moeten we binnen warmhoud stations plaatsen welke worden gevoed door krachtstroom. Krachtstroom kent meerdere varianten, en inprincipe kunnen wij met elk type werken, echter moeten we vooraf de specificaties weten.

Zorgen jullie ook voor afvalverwerking?
Ja, maar wij waarderen het heel erg als de afval bij jullie kan achterblijven. Als dit niet mogelijk is, laat dit dan aan de project manager weten zodat hij/zij kan kijken wat de mogelijkheden zijn. Bij grote evenementen zetten wij voor de afvalverwerking vaak onze partner Renewi in.

Moet ik een duidelijke tijdsplanning maken voor de gerechten?
Een foodcourt leveren we altijd binnen een start- en eindtijd, dit loopt dus het evenement door. Andere menu’s welke meer ‘gerecht voor gerecht’ worden uitgeserveerd leveren we ook binnen een (vooraf besproken) start- en eindtijd waarbij onze Leading Gentleman of Project Manager de tijdsplanning opzich neemt. Wij werken niet met een strakke ‘per gecht’ tijdsplanning omdat dit in de praktijk niet werkbaar is. Onze Leading Gentleman of Project Managers hebben voldoende ervaring om een juiste planning te maken. Uiteraard bespreken we wel altijd de gewenste start- en eindtijd, waar wij ons ook altijd aan houden.

Hebben jullie overkapping nodig?
Voor onze eigen materialen en stands zorgen we voor overkapping, echter we nemen standaard geen grote partytent of stretchtent mee voor de gasten - dit is helaas niet te doen gezien de complexe logistiek, planning en kostenstructuur van evenementen. Uiteraard kunnen wij wel een tent (vaak via een specialist) faciliteren.

Werken jullie veilig?
Al onze mensen worden intern getraind en geattendeerd op de risico’s van de materialen waarmee zij werken. Hierin zitten duidelijke veiligheidsinstructies.

Hoelang van tevoren kan ik nog wijzigingen aanbrengen?
Een evenement plannen is vrij complex omdat er heel veel zaken op de achtergrond plaatsvinden die je als gast niet ziet. Denk hierbij aan logistiek- en personeelsplanning, maar ook magazijn capaciteit, schoonmaak en natuurlijk de inkoop. Om dit in goede banen te begeleiden vragen we je bij de offerte aanvraag al een ‘redelijk kloppende’ aanvraag in te dienen. Immers, dit bepaalt ook of wij voldoende capaciteit hebben. Onze project manager gaat dan aan de slag en in het gehele offerte traject zijn uiteraard wijzigingen te maken. Na het tekenen van de offerte kan het uiteraard voorkomen dat iets anders moet, maar dit is altijd in overleg met onze project manager.

Hoelang van tevoren moet ik het aantal gasten doorgeven?
In de laatste fase van het offerte traject wordt inprincipe een ‘bijna’ kloppend aantal doorgegeven, maar in sommige gevallen gebeurt dit een aantal dagen (of weken) later omdat de inventarisatielijst nog openstaat. De laatste (kleine) wijzigingen zijn te maken uiterlijk 8 dagen voor het evenement omdat dan ons inkoopproces begint.

Wijzigt de per persoon prijs wanneer aantallen worden gewijzigd?
Kleine wijzigingen zullen in de praktijk geen invloed hebben op de per persoon prijs. Grote wijzigingen (net name naar beneden) hebben in bijna alle gevallen effect op de per persoon prijs. Dit komt omdat wij vaste kosten hebben die tijdens een offerte traject worden verdeeld over het aantal personen in de offerte daarnaast hebben wij een capaciteits gebaseerd product en kunnen we onze materialen en mensen slechts één keer per dag inzetten. Probeer daarom altijd zo goed als mogelijk een inschatting te maken van het aantal gasten.

Rekenen jullie transportkosten?
Als wij een adres of plaatsnaam hebben ontvangen dan wordt een offerte wordt altijd uitgebracht inclusief transport-, personeels,- materiaal,- voorbereidings,- en overige kosten. Er komen dus geen onverwachte kosten bij de offerte.

Rekenen jullie nog kosten bovenop de offerte?
Nee, onze offertes zijn altijd ‘inclusief’ voor het arrangement dat je aanvraagt. Dus, als je eten bij ons afneemt, dan is dit inclusief personeel, transport, materiaal (zoals disposable bestek) etc.

Moeten wij zelf bestek regelen?
Nee, ons concept is altijd ‘kant-en-klaar’, dus als je bij ons eten afneemt zorgen wij ervoor dat het eten van A tot Z wordt geregeld.

Tot hoeveel personen is een foodcourt geschikt?
Foodcourts zijn door de efficientie eigenlijk oneindig opschaalbaar. Dus groepen tot zeker 1500 personen zijn haalbaar met een foodcourt.

Tot hoeveel personen kunnen jullie bitterballen uitlopen?
Ook hiervoor geldt dat het eigenlijk oneindig opschaalbaar is, zolang wij de juiste materialen en voldoende mensen inzetten. Zo hebben wij regelmatig groepen van 750 personen waarbij we binnen een half uur vrijwel de hele groep kunnen voorzien van een snack.

Tot hoeveel personen is een walking dinner geschikt?
Walking dinners kennen specifieke uitdagingen. De grootste uitdaging is dat een staande groep vaak bewegelijk is. Vanzelsprekend is een grote bewegelijke groep lastiger dan een kleine groep omdat je moeilijk in de gaten kan houden wie er al gegeten heeft. Een ander bijkomende uitdaging is dat je bij een walking dinner nooit de dieetwensen ‘kan uitlopen’.
Bij grote groepen is het dan ook belangrijk dat de keuken en uitloop op elkaar wordt afgestemd en vaak adviseren wij een menu waarbinnen vega en vlees in balans is. In de praktijk kunnen we hiermee tot zeker 500-750 personen bedienen, echter gaan we de uitdaging voor grotere groepen natuurlijk niet uit de weg.

DRINKS

Kunnen jullie de bar regelen?
Zeker! Sterker nog, dit doen we op een groot deel van de evenementen. Grote voordeel is dat we dit ook aanpakken volgens onze 3 pijlers, waardoor kwaliteit, uitstraling en goede mensen gegarandeerd zijn.

Hebben jullie meerdere soorten ‘stijlen’ van barren?
Ja, wij werken in heel Nederland samen met partnerbedrijven en kunnen daardoor voor elke gelegenheid een geschikte stijl aanbieden.

Wat voor assortiment leveren jullie op de bar?
Standaard leveren wij premium bier, fris en wijn. Dit betekent bier van premium merken als Heineken, Jupiler of Grolisch en frisdranken van Coca-Cola. Uiteraard kunnen we in overleg wijzigingen aanbrengen aan het menu.

Is het assortiment onbeperkt?
Ja. Het assortiment is altijd onbeperkt.

Werken jullie ook op nacaculatie?
Nee. Een evenement organiseren is een kostbaar product, alles moet voor elk evenement apart moet worden op- en afgebouwd, getransporteerd en opgeslagen worden, de per persoon prijs bestaat daarom uit veel meer componenten dan alleen inkoop en is echt nodig om een totaal product op locatie neer te zetten. Nacalculatie brengt daarnaast heel veel administratie met zich mee en de ervaring leert dat nacalculatie (gebaseerd op de huidige horeca prijzen) vaak velen malen kostbaarder is dan een all-in assortiment.

Hebben jullie ook een ‘hip' of ‘gezonder’ fris assortiment?
Zeker! Wij werken ook met merken als Fritz-Kola.

Wat hebben jullie nodig voor de bar?
Wij hebben tenminste een 220V. stroomaansluiting en wateraansluiting nodig. Stroom is nodig om koelingen en tapinstallaties te voeden. Water is essentieel om glaswerk te kunnen spoelen. Inprincipe kunnen we op elke wateraansluiting aansluiten en ook grote afstanden zijn voor zowel aan, als afvoer, geen probleem omdat we een pompinstallatie kunnen inzetten.

Kunnen jullie ook koffie en thee voorzien?
Absoluut. Wij hebben Barista’s die met een bijpassende Espressobar koffie op locatie maken.

Wat zijn de afmetingen van de bar?
Per evenement zetten wij een bar in die qua formaat en uitstraling past bij het aantal gasten en de locatie. Deze vraag verschilt dan ook per locatie, maar een vuistregel is:
tot 75 personen - 3x3 meter
vanaf 75 personen - 4x4 meter
vanaf 250 personen - 5x5 meter
vanaf 500 personen 6x6 meter.

Hoe zorgen jullie dat de doorloop snel is bij grote groepen?
Vanzelfsprekend is het belangrijk dat de basis klopt, dit betekent af- en aanvoer, water en systematiek, iets waar wij voor zorgen. Tijdens het evenement werken wij met een zogenoemd doorgifte systeem wat lijkt op wat je ook ziet tijdens festivals. Echter, is daar de uitstraling vaak minder relevant, terwijl wij dat belangrijk vinden. Daarom combineren wij het doorgifte systeem met een mooie passende bar. Benieuwd hoe het doorgiftesysteem eruit ziet, bekijk dan deze short.

Werken jullie met ervaren barmensen?
Mensen die bij ons achter de bar staan hebben óf een interne cursus gevolgd of zijn zelfstandige barprofessionals. In de praktijk betekent dit dat onze bar net zo goed (en soms zelfs beter) is dan in de normale horeca en veel kwalitatiever dan wat mensen van festivals kennen.

PRAKTISCH / FACILITAIR

Kunnen jullie ook zorgen voor statafels en zitplekken?
Ja, dit kan en hiervoor hebben we inprincipe landelijke dekking.
Voor grotere evenementen bieden we servicepakketten waarbij je statafels, zitplaatsen en afvalverwerking in één keer kan regelen.

Verhuren jullie ook stretchtenten?
Wij zelf verhuren geen stretchtenten, maar werken samen met partners die een landelijke dekking kunnen bieden. De tarieven zijn marktconform.

Kunnen jullie ook alles van A tot Z uit handen nemen?
Ja, alles op het gebied van food, drinks, facilitair, licht- en geluid nemen we uit handen. Hiervoor werken we samen met gespecialiseerde partnerbedrijven. Grote voordeel is dat wij deze partijen goed kennen en daardoor een hele goede samenwerking hebben.

Hoelang van tevoren zijn jullie aanwezig?
Dit verschilt per evenement. Wanneer wij alleen het eten organiseren zijn we 4 tot 1 uur van tevoren aanwezig, afhankelijk van het soort evenement. Als we ook de bar voorzien wordt er óf een dag van tevoren opgebouwd of ongeveer 4-2 uur voor het evenement. Tenten worden normaal gesproken één dag van tevoren opgebouwd en de dag ná het evenement afgebroken.

Onze planning probeert altijd zo efficient mogelijk te plannen, maar houdt ook altijd rekening met calculeerbare risico’s. Om die reden worden grotere evenementen altijd een dag voor het evenement opgebouwd.

Kunnen jullie ook event managers leveren?
Ja dit kunnen wij en bij sommige evenementen is een event manager, door het formaat, ook echt nodig. Wij adviseren hierin uiteraard. De tarieven van event managers liggen op 75,- / uur.

Moet ik project management fee betalen?
Voor standaard projecten is dit niet aan de orde omdat deze kosten zijn ingecalculeerd in de kostprijs van ons product. Echter, soms organiseren wij ‘branche vreemde’ zaken óf zaken die voor ons geen marge hebben. Denk hierbij aan bloemen, ballon bogen, artiesten, bussen, uitnodigingen, aankleding of onderdelen waarvoor externe meetings dienen in te plannen.

In dergelijke gevallen zal er een project management fee worden doorbelast van 75,- / uur. Uiteraard wordt dit altijd besproken.